Kako poskrbeti za popolno prireditev?

Prireditev, najsi bo poslovne ali zasebne narave, predstavlja veliko več kot le kraj in čas nekega srečanja. Je priložnost za druženje, povezovanje in izraz kulture, kreativnosti in inovativnosti organizatorja oziroma gostitelja. Zato biti v tej vlogi ni ravno mačji kašelj. In če se dogodek odvija na najlepši možen način – na prostem, se izziv zdi še toliko večji.

Ste se morda ravno vi znašli pred organizacijo dogodka na prostem in se sprašujete, kako bi lahko ustvarili nepozabno vzdušje, ki bi ga občutil vsak, ki bi prestopil prag vašega prireditvenega šotora? Potem ste na pravem mestu.

V tem članku vas bomo popeljali skozi razburljiv proces priprave popolne prireditve, o kateri bodo vsi udeleženi še dolgo govorili!

Izberite pravo temo

Vse se začne z idejo, ki postane rdeča nit dogodka. Toda, kako najti tisto pravo?

Bistveno je, da tema odseva namen dogodka in pritegne pravo občinstvo. Ali je vaš dogodek poslovne narave, glasbeni festival ali morda poroka?

Poslovne prireditve lahko denimo poudarjajo inovativnost, sodelovanje ali uspeh, medtem ko glasbeni festivali običajno naznanjajo teme svobode, enotnosti ali kulture.

In najem šotora za vašo prireditev na prostem vam omogoča, da boste svojo temo lahko v prostor vživeli na mnoge načine.

Če pogledamo poročni šotor – kaj je lepšega kot nepopisan list bele elegance, ki jo lahko mladoporočenca dekorirata čisto tako, da se bosta v prostoru čutila njuna osebnost ter tematika poročnega dne?

Tema prireditve se mora torej pretakati skozi vsak element - od izbire lokacije, prireditvenega šotora, hrane in pijače, pa do izbire glasbe in dekoracije. In ko bodo vsi ti elementi povezani v celotno sliko, bo končni rezultat zagotovo nepozaben.

Določite proračun

Vsake sanje je potrebno uskladiti tudi z realnostjo. Zato je proračun pri organizaciji kakršne koli prireditve nujno potreben korak.

Najprej jasno opredelite oziroma predvidite vse stroške. To vključuje denimo:

-  najem prireditvenega šotora,

-  najem cateringa za hrano in pijačo (morda boste za njihov inventar potrebovali tudi kakšno dodatno pagodo),

-  glasbeni gostje in ostala animacija,

-  dekoracija,

-  morebitni nepredvideni stroški.

Nato določite prioritete. Katere elemente vaše prireditve je treba poudariti in v katere je smiselno vložiti večji del proračuna? Bi največ vložili v idealno lokacijo ali prireditveni šotor? Morda pa vam največ pomeni izvrstna kulinarična izkušnja vaših gostov, zato boste večji del proračuna namenili hrani in pijači.

Prihranek je možen tudi z dobrim načrtovanjem in zgodnjimi rezervacijami. Če z načrtovanjem začnete dovolj zgodaj, imate na voljo tudi več časa za iskanje najboljših ponudnikov za najem šotora, pagode in ostalih storitev. 

Najemite šotor

Izbor pravega prireditvenega šotora je bistvenega pomena, saj bo predstavljal prizorišče vašega dogodka. Šotor za celotni dogodek ustvarja ton in predstavlja ključni element, ki pripomore k ustvarjanju želene atmosfere.

Najprej premislite o velikosti šotora. Koliko prostora potrebujete? Koliko gostov pričakujete? Ali želite prostor za plesno površino, oder ali morda razstavne prostore? Upoštevajte, da prireditveni šotor ne bi smel biti niti prevelik niti premajhen, ampak ravno pravšnji, da bo vsem navzočim prijetno in udobno.

Potem pomislite, kakšen slog šotora potrebujete. Za romantično poroko na prostem je idealen poročni šotor, ki ustvarja čarobno in intimno vzdušje. V kolikor organizirate poslovno prireditev ali glasbeni festival, pa so bolj primerni večji prireditveni šotori ali pagode.

Ne pozabite pa tudi na vremenske razmere. Kakšna klima je na vaši izbrani lokaciji? Ali napoved kaže, da obstaja velika možnost dežja, vetra ali morda močnega sonca? Najemite šotor, ki je primeren za vse vremenske razmere in za vaše goste zagotavlja zaščito.

Poskrbite za kulinarično doživetje

Kulinarika je eden izmed ključnih elementov, ki prispevajo k uspehu vsakega dogodka. Ustrezno izbrana hrana in pijača lahko ustvarita posebno vzdušje in navdušita brbončice vaših gostov.

Za dogodek, ki se odvija v prireditvenem šotoru, je potrebno najeti catering, ki poskrbi za celotno storitev. Ta del organizacije zahteva posebno pozornost, saj je treba upoštevati vrsto dogodka, število gostov, prehranske potrebe in omejitve ter, seveda, vaš proračun.

Ustvarite edinstven ambient

Ko bodo vaši gostje vstopili v prireditveni šotor, jih enostavno morate navdušiti.

In prva stvar, ki jo gostje običajno opazijo, je dekoracija. Cvetlični aranžmaji, namizni dekor, zavese, svečke - vse to se povezuje v čarobno vzdušje.

Za poročni šotor lahko izberete elegantne bele zavese in veliko svežega cvetja v poljubnih barvnih odtenkih.  Za bolj sproščen dogodek, kot je glasbeni festival, lahko izberete bolj kreativne in barvite dekoracije.

Ne pozabite na pomembno vlogo razsvetljave, ki ima moč, da ustvari posebno vzdušje. Pomislite, ali želite ustvariti romantično in intimno vzdušje? To se bo še posebej lepo izrazilo pod poročnim šotorom s toplimi, mehkimi lučmi in svečkami.

Ustvarite posebne kotičke, kot je denimo kotiček za fotografiranje. Postavite ga lahko v posebni pagodi pred prireditvenim šotorom in pripravite rekvizite za fotografiranje, ki se ujemajo s temo vašega dogodka. Tako boste poskrbeli za še lepšo interakcijo z gosti in hkrati ustvarjanje trajnih spominov.

Prireditveni šotor je torej prazno platno, ki čaka, da na njem izživite svoje ideje ter ga povežete s tematiko dogodka.

Z upoštevanjem teh nasvetov boste lahko ustvarili prireditev, ki bo ostala v čudovitem spominu vaših gostov še dolgo po tem, ko bo vaš prireditveni šotor pospravljen.

Ne glede na to, ali je to glasbeni festival v velikem šotoru ali intimna poroka v idiličnem poročnem šotoru – vsak detajl šteje. Najpomembneje pa je, da bo vaš dogodek pustil vtis zaradi občutka, ki so ga povabljeni tekom tega dne imeli – pomembni so smeh, zabava, ples in družba pravih ljudi.

* Oglasni prispevek